Мало кто задумывается, но ответственность транспортной компании в отношении клиента вовсе не заканчивается по факту окончания грузоперевозки и проведения оплаты.


Всё только начинается!

Перечислим тяготы, которые падают на головы наших сотрудников в тот момент, когда грузовладелец уже совершенно забыл о нас (до следующей партии товаров) и радостно распродает груз в точке назначения.

Готовы? Сразу предупредим – это надолго. Ибо пунктов немало!

В общем:

Помимо осуществления, собственно, доставки, мы обязаны минимум три года хранить ВСЕ документы о хозяйственной деятельности своей организации. На минуточку, это сотни договоров, тысячи счетов, десятки тысяч транспортных накладных.

Их вполне может затребовать налоговая служба по специальному запросу.

Не отвечая на эти требования, мы очень сильно подставляем своего партнера, потому что дело у него может дойти даже до необходимости уплаты НДС по этим актам сотрудничества. На минуточку, это суммы, которые могут нанести существенный ущерб организации.

Такого допустить нельзя. Значит, храним всё по правилам, а отчитываемся по закону.





И вот пришел счастливый день, когда ФНС затребовала документы о перевозках с конкретной компанией за период… к примеру, одного года.

Мы тихо утираем слезы счастья и понимаем, что с момента получения запроса проверяющие органы просят предоставить документы в срок 10 дней. Это очень немного, и, если речь идёт о сборе более 1000 листов возникает опасность не успеть всё подготовить.

Как провести работы максимально быстро, при этом не парализовав деятельность коллектива?


Делимся лайфхаками.

Определяем масштаб проблемы или примерное количество всех позиций. Для этого можно выгрузить информацию о всех проводках по запросу из базы 1С или другой бухгалтерской программы. Данная информация позволит понять масштаб предстоящей работы в эквиваленте количества страниц.

Назначить ответственных за выполнение данной задачи. По нашему опыту, за 5 рабочих дней 1 человек обрабатывает около 2000 А4.

Сбор материалов производим в полном соответствии всем пунктам запроса, мухи отдельно, котлеты отдельно.

В зависимости от объема выбираем принцип производства копий.

До 1000 экземпляров – сделать ксерокопии и печать на собственном МФУ. Это не трудно.

От 1000 – 4000 – Необходимо сканировать на собственном МФУ (желательно с автоподачей) в электронный формат для дальнейших действий. Оценить возможности собственного принтера.

а). Делать у себя, если устройство позволяет.
б). Передать в типографию (обязательно в формате pdf), что по расходам будет сопоставимо с новым картриджем, но сократит ваше время и увеличит срок службы оргтехники. Многие печатники при объеме работы от 1000 единиц с радостью обеспечат бесплатную доставку в ваш офис.

От 4000 и более форм – На этом этапе время летит, и ошибки приведут к срыву срока сдачи документации. Все бумаги готовим сразу по стопкам, чтобы после обработки осталось их только сшить, а не перебирать еще раз.

а). Копировать у себя при наличии специального быстрого сканера (обычные с автоподачей не подойдут), и непременно отдать pdf-файлы на сторону для дальнейшей печати.
б). Если в распоряжении вашей организации нет супер-сканера, тогда надо собрать комплекты для ксерокопии и передать все в типографию напрямую. Обязательно! Передавать документы по коробкам, чтобы вам отдали зеркальные копии. Эта мера сократит кучу часов при составлении реестра.





5. Если вы дошли до этого этапа, то вы уже большие молодцы. Остается еще несколько шагов:

Пронумеровываем и сшиваем всё по тому чек-листу от налоговиков, который получили ранее. Нумерация производится простым карандашом в правом верхнем углу. Количество листов в одной пачке не должно превышать 150, а сшивание производится особым образом (как это правильно сделать – см фото под этим абзацем).




Дальше заверяем их по форме, на которой написаны дата и число страниц, должность и ФИО руководителя. Образец таблички, кстати, находится на нашем сайте по этой ссылке. Подписать, закрепить печатью (Схему см. ниже).





Сведения очень актуальные, пользуйтесь на здоровье.

Кстати, очередную такую встряску мы получили буквально на днях!

И да, обработали 7000+ листов силами одного сотрудника по всем правилам ровно за одну неделю. Отличный результат. Всё это потому, что мы ценим своих контрагентов)

И да, 2: супер-сканер с автоподачей листов, двусторонним сканированием и просто прекрасным быстродействием имеет название Canon DR-C 225 II, и после его появления множество проблем таинственным образом исчезает.





Ставь лайк и подписывайся, чтобы узнать всё о грузоперевозках от профессионалов в логистике.

Мы - Транспортная компания «СБ Групп».

ВК: https://vk.com/sbtransport
FB: https://www.facebook.com/sbtransport.ru
IG: https://www.instagram.com/sbtransport.ru


 
Текст сообщения*
Загрузить файл или картинкуПеретащить с помощью Drag'n'drop
Перетащите файлы
Ничего не найдено
Защита от автоматических сообщений